法人でも、個人事業主でも、事業を営むうえで「経理業務」は欠かすことができない重要なものです。
事業で利益を生み出すにはお金の流れをきちんと把握する必要がありますが、個人事業主や中小企業では専門性の高い経理担当者をおけないことも少なくありません。
そのようなとき「経理代行サービス」にそのような業務を外注する方法があります。
本記事では経理代行の概要や依頼できる仕事内容、経理代行を利用するメリット・デメリット、業者を選ぶポイントなどを解説します。
経理代行とは
経理代行とは文字通り、自社で実施している経理業務を外部業者に代行してもらうことです。経理業務のアウトソーシングサービスといえます。
中小企業や個人事業主の場合、経営者本人や経理専門でない社員が経理業務を兼任することも多く、慣れない作業で膨大な時間をかけてしまうことも少なくありません。経理業務のサービスを利用することで経理の一部またはすべてを外注でき、経理業務に関する負担を大幅に減らすことができます。
依頼できる業務の一例
経理代行サービスに依頼できる業務の内容は、どの代行サービスを利用するかによっても大きく異なります。
経理業務は「日常業務」「月次業務」「年次業務」の3つのサイクルがあり、外注できる代表的な仕事例は以下のとおりです。
| 業務のサイクル | 主な業務の内容 |
| 日常業務 | ・帳簿への記入
・入出金管理 など |
| 月次業務 | ・給与計算
・請求書発行 ・支払い、振込み ・売掛金・買掛金の管理 など |
| 年次業務 | ・年末調整
・決算書類の作成 ・税務申告書の作成 など |
上記のうち、どの業務を依頼できるかは経理代行ごとに異なります。「自社が依頼したい業務」と「依頼できる内容」のミスマッチが起きないように注意が必要です。
なお、銀行との折衝や資産運用、予算の策定といった「財務に関連する業務」は、経理代行サービスには含まれません。
税理士との違い
経理代行と税理士は業務内容が大きく異なるため、最初に違いを把握しておきましょう。
| 経理代行 | 経理業務全般の業務を代行してもらえる |
| 税理士 | 経理業務のほか、税務申告など「税理士資格」がないとできない業務も対応してもらえる |
税理士は、税理士資格を持っていないと対応できない「独占業務」についても依頼ができるため、依頼できる内容が幅広いという特徴があります。
ただし、業務範囲が広い分だけ経理代行よりコストがかかります。「依頼したい内容」「自社（事業主）の予算」で依頼先を決めるのがセオリーです。
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経理代行サービスを利用するメリット
経理代行サービスを利用することでプロの経理専門家に業務を外注できます。
ここでは、経理代行サービスを利用することで得られるメリットを紹介します。
経理業務を最小限にして本業に専念できる
中小企業では、経理業務を専門にしていない経営者やほかの社員が経理業務を兼任することがあります。個人事業主の場合、事業主本人が事業の合間に経理をすることも珍しくありません。
専門知識がないなかで経理業務を行うとどうしても時間がかかるため、本業の時間を圧迫することがあります。経理代行を導入することで経理業務に充てていた時間で本業に専念できます。
人件費が削減できる
経理代行を利用することで人件費を削減できるメリットもあります。経理担当者を雇用することで経理業務をすべて任せられますが、毎月の給与や社会保険料、賞与や退職金などのコストが発生します。
その点、外注すると外注工賃の負担のみで済みます。また、採用コストや教育コストもかけずに経理業務を進めてもらえるため、さまざまな面で人件費を削減しながらの事業運営が可能です。
経営判断が正しくできる
経理代行の事業者は、経理に関する専門知識と経験を持ったプロ集団です。税理士や会計士といった士業の有資格者が在籍しているケースもあります。
こうした専門職の人達に経理業務を任せることで正確な経理を行えるだけでなく、毎年のように発生する法改正にも正確に対応してもらえます。
さらに、代行業者によっては、士業の専門家から経営判断に関するアドバイスを得られるケースもあります。
経理代行サービスを利用する注意点・デメリット
経理業務の専門家に外注することで「正確な経理業務ができる」「法改正にも対応しやすい」「人件費の削減になる」などのメリットがあります。
ただし、外注業者を利用した場合に、以下のようなデメリットが生じることも理解しておきましょう。
経理代行会社に支払うコストが発生する
メリットの項で、経理代行サービスに依頼することで人件費を抑えられると解説しました。
ただし、企業によっては必ずしも人件費の削減につながらないケースもあります。
例えば「従業員が経理業務を兼務していた場合」。
経理代行を利用するとその従業員は経理業務から外れるので別の仕事を指示できますが、人件費としては支払い続けることになります。そこに外注工賃の支払いが生じることで、コストが追加でかかってしまいます。
自社の経理担当者が育たない
経理代行に依頼することで自社の経理業務は効率的に進められますが、自社で経理をできる社員が育つ機会が失われます。
その会社特有の経理のノウハウを継承できず、常に外部任せになってしまうのはデメリットの1つです。
機密漏えいの危険性がある
経理代行業者に業務を委託する際は、領収書、請求書、給与、従業員の個人情報、税務関連書類など、重要な書類や情報を預けます。
万が一にも、送り先の間違いや外注先での紛失などが起きてしまうと、個人情報や企業の機密の漏えいにつながる可能性があります。
自社から情報を渡すときには十分に注意するだけでなく、紛失などのミスの発生がないような、信頼できる外注業者を探す必要があるでしょう。
税務申告は別途で税理士に依頼が必要
経理代行を利用すれば日次・月次・年次の経理業務を代行してもらえますが、税務申告などは税理士しか行うことができません。
税務を扱えない経理代行会社に依頼した場合、決算申告の際はそれとは別に税理士に依頼する必要があります。
経理代行と税務申告の外注工賃が別々で発生してしまう点や、外注先の責任者とのやりとりが2つ必要になるといった手間が発生する可能性もあるでしょう。
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経理代行サービスを選ぶ際のポイント
ひとくちに「経理代行」といっても、事業者ごとにサービス内容や価格はさまざまです。
ここでは、数あるなかから1社を選ぶ際の選び方のポイントを紹介します。
依頼したい業務を網羅しているか
経理代行業者といっても、対応できる業務範囲は事業者ごとに異なります。例えば「経理に加えて税務申告もまとめて外注したい」というケースでは、税理士がいる代行業者を利用することになるでしょう。
依頼したい業務範囲をカバーできない代行業者を利用してもメリットがありません。依頼する業者を選ぶ際は、頼みたい業務を担ってもらえるかを事前に確認しましょう。
信頼できる導入実績があるか
経理代行に業務を依頼する際は、自社の売り上げや利益、従業員の給与額などの重要な情報や個人情報を渡すことになり、信頼できない企業には任せられません。
依頼しようとしている業者に、信頼に足る実績や信頼があるかを見極めたうえで外注先を決定しましょう。
具体的には、事業年数や導入実績、セキュリティ対策の充実度などをチェックしてみることをおすすめします。
サービス内容がきめ細かいか
経理業務は会社の経営でも機密部分であり、本来は社外秘情報を信頼して託すことになります。
そのため、書類の整理方法や経理処理の誤りなどの情報を丁寧にフィードバックしてくれるなど、サービスがきめ細やかな事業者を外注先として選ぶことが大切です。
コンサルティングが受けられるか
経理業務をしていると、会社が黒字か赤字かが分かるようになり、経理代行のプロ集団であれば経営的に見直すべき点が見えてくることがあります。
会計士や税理士の国家資格を持った社員が在籍している業者と提携することで、経営コンサルティングを受けることもできるでしょう。
経営の黒字化が課題の企業は、そのようなコンサルティングをしてもらえるかもふくめて、外注業者を探してみると良いでしょう。
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まとめ
経理代行サービスを利用することで自社の経理業務の一部または全部を外注できるため、経営者は事業運営に集中できるメリットがあります。しかし、企業の重要な情報を渡すことになるため、できる限り質が高い代行業者を探すことが大切です。
自社が外注したい業務をすべて外注できるか、信頼に足る実績があるか等をチェックし、十分に検討してから外注先を決定しましょう。