「何でも経費で落とせる」は勘違い！経費で落とせる範囲や注意点を解説します

「経費で落とす」とは、事業で必要な費用として計上することを指します。

経費で落とすことは節税対策につながりますが、何でも経費で落とせるわけではなく、中には経費と認定されないこともあります。

経費として認められないものを経費として計上してしまうと、その分について税金を追加で納めることなどが生じ、また、加算税などのペナルティを課される場合もあります。

この記事では、経費にまつわる勘違いや注意点、メリット・デメリットを紹介します。

「経費で落とす」とは？

「経費で落とす」とは、仕事で使った支払いを税務上の経費として計上することを指します。

全体の収入から必要経費を差し引くことで、合計所得が決定され、所得税は合計所得に対して課税されます。個人事業主の場合、経費を多く計上することで、所得税を抑えられる仕組みです。

ただし、プライベートの食事代などは経費にできません。税務調査などで経費として認められない費用が生じた場合、その分の税金が申告漏れとなり追徴課税されます。加算税などのペナルティが課される場合もあるので、元々支払う税金よりも、支払額が多くなるため注意しましょう。

何でも経費で落とせるのか？

経理業務に携わったことがない場合「申請すれば何でも経費で落とせるんだ！」といった印象を持っている人も中にはいるでしょう。

しかし、すべて経費で落とせるわけではないので注意が必要です。経費は「事業のために使われたお金なのか」を判断基準にしており、明確な根拠がなければ経費計上が通らないこともありえるのです。

「経費で落とす」よくある勘違い

以下では「経費で落とす」ときに、勘違いしやすい点について紹介します。

経費で落としてもお金は戻らない

企業に勤める会社員であれば、接待費や交通費、出張費など一時的に立て替えることはあるものの、申請すれば会社から全額戻ってきます。しかし、個人事業主は経営者であり、請求先はありません。お金が戻ってくる制度はないため、すべて「自己負担」となります。

個人事業主の場合は、経費計上することで節税につながりますが、出費であることは変わりません。経費で落とす分だけ出費となるため、使いすぎには注意しましょう。

すべて経費で落とせるわけではない

領収書をもらえば、すべて経費で落とせるわけではありません。経費を計上する際には、領収書に加えて、事業に関連する支払いであることを説明できることが重要です。

使用した経費の内容が曖昧なものや、用途不明なものは経費に認定されません。なるべく細かく用途を記載しておきましょう。

借入金の返済は対象外

事業に必要であれば「借入金の返済も経費になるの？」など、判断に迷うこともあるでしょう。残念ながら事業に必要であっても、借入金の返済は経費にできません。

借入金を元手にして、購入したものなどは経費にできますが、借入金の返済は対象外です。ただし、借入金の返済時に発生する「利息」は経費にできるので、経費計上をしっかりと行いましょう。

「経費で落とす」注意点は？

個人事業主の場合、経費で落とすと合計所得が減るため、節税になります。しかし、経費で落とせないケースも存在するため、経費計上する際には注意しましょう。

たとえば、所得税・住民税・社会保険料などは、個人が納める必要があるため経費の対象外となります（ただし、所得控除として使えるものはあります）。計上する内容に不安がある人は、税務署や税理士などに確認するとよいでしょう。

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経費で落とせるものには何がある？

「これは経費にしてもいいの？」など、判断に迷うケースは、事業に関係する根拠を示せるかで切り分けるとよいでしょう。経費で落とせるのは、次のようなものが挙げられます。

消耗品費

消耗品費とは、短期間で消耗する物品に対して計上できる経費です。主に文房具など備品関係が該当し、10万円未満の物品が対象です。使用可能期間が1年未満であれば、10万円以上の消耗品でも経費として落とせます。

旅費交通費

旅費交通費には、バスや電車などの移動にかかる費用や、出張時の宿泊費などが該当します。また、ガソリン代や高速道路などの有料道路の通行料なども該当します。

また、ETC利用料金やSuicaへのチャージも「旅費交通費」として計上が可能ですが、プライベートと混在がしやすい項目です。事業で使った根拠を提示できるように、経理処理を工夫するとよいでしょう。

旅費交通費は、宿泊費なども含まれるため、仕訳で間違えやすい項目です。出張費とは、出張に必要な交通費や宿泊費などの総称であり、勘定項目ではありません。そのため、出張を含む経費は「旅費交通費」となります。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、自社のサービスや製品を周知するための広告や、販売促進の宣伝にかかる経費のことです。具体的には、チラシや新聞に掲載する広告の作成費・ポスティング費用などが挙げられます。

水道光熱費

仕事場の水道光熱費は、経費で落とせます。自宅を職場にしている人でも、仕事に使用する範囲に対して一部を経費にできます。この場合は、家事按分を活用して経費を算出しましょう。

家事按分とは、事業にかかった経費に対して合理的な基準を設定し、事業とプライベートを切り分けることを指します。按分の比率は、明確な根拠が示せれば自分で決定できます。

通信費

インターネット回線や携帯電話の使用料金が通信費の対象です。仕事とプライベート両方で利用している人は、家事按分し経費を算出しましょう。また、郵便物などの配送料金やはがき・切手代も通信費に含まれます。

慶弔金

取引先などの冠婚葬祭における慶弔金は、経費で落とせます。ただし、計上する金額が高額であると、不適切だと判断されることもあるので注意が必要です。常識の範囲内の金額に収めるようにしましょう。

慶弔金は、領収書が出せないお金のため、出金伝票を活用し「日付・内容・金額」を明記して管理しましょう。招待状があれば、一緒に保管しておくと安心です。

「経費で落とす」メリット

「経費で落とす」メリットは次のとおりです。

節税になる

経費を正しく計上することにより、支払う税金が抑えられる点がメリットです。

収入から事業にかかった経費を差し引いた額が、課税対象となる「所得金額」となります。経費が増えることで、法人税や所得税の金額を抑えられます。

節税のために不正な経費計上をすると、追徴を受けるだけでなくペナルティが課されるケースがあります。経費を正確に計上して正しい税金額を納めましょう。

「経費で落とす」デメリット

「経費で落とす」ことによるデメリットも存在します。両側面を知っておくと、経費計上の理解も深まるでしょう。

税法上の手続きが必要

経費で落とすためには、領収書などの必要書類の整理・保管が必要となります。日々の細かな事務処理を行う必要がある点がデメリットです。

経理業務に不慣れな人は、どのように処理をしたらよいのか分からず、かなりの時間がかかることも。

自分で対応することに不安がある人は、経理業務を代わりに処理する「記帳代行サービス」などの利用もおすすめです。

利益が減少する

経費を計上することで、節税効果が期待できます。しかし、無計画に経費をたくさん使ってしまうと、収入よりも経費が増えてしまい、利益が減少するリスクがあります。

経費の額によっては、赤字になる可能性もあるため注意しましょう。赤字となると、手元に現金を残せないなど、資金繰りが悪化し事業継続に支障をきたすことも考えられます。

また、金融機関から借入れをしている場合、赤字が続くと借入れの継続が難しくなる可能性があるため注意が必要です。

ペナルティを受ける場合がある

プライベートで使用したお金などを計上すると、ペナルティが課される場合があります。申告内容に不自然な箇所があると、税務署の調査が入ることも。

税務調査では領収書などを確認し、本当に事業で使用したお金なのかをチェックします。税務調査で認定されない申告があった場合、申告漏れとなり次のようなペナルティが課されます。

参考：国税庁HP「加算税の概要」

ただし、金額が小さかったり、正当な理由があったり、想定外の修正などである場合などは、加算されないこともあります。数値に誤りがあった場合や申告が漏れてしまっていたら、すぐに税務署へ連絡をしましょう。

判断に迷う場合は経理代行の利用がおすすめ

経費を正しく計上するためには、日々の記帳や領収書の整理などが必要です。

「自宅兼オフィスの場合、どう経費計上すればいいの？」など、経理業務に携わったことがない場合は対応が分からず悩むこともあるでしょう。

経費計上の方法や判断に迷うなど、困りごとがある場合は税理士や経理代行サービスに相談することも一つの手段です。すべての経理業務から一部の業務代行まで依頼できるため、分からない部分だけを任せることも可能です。

経理のプロに事務処理を任せることで、計上間違いや申告漏れなどを心配することなく安心して本業に専念できるでしょう。

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まとめ

「経費で落とす」とは、仕事をする上でかかった税金上の費用として計上することを指します。ただし、何でも経費で落とせるわけではなく、事業にかかわることが大前提となります。

個人事業主の場合、経費で落とすことで節税につながりますが、使ったお金は戻ってきません。経費を使った分がそのまま出費となるため、使いすぎには注意しましょう。

経費の計上方法に不安がある人は、記帳代行サービスを活用することもおすすめです。

弊社が運営する経理代行サービス「ラクして経理」では無料相談が可能です。お気軽にお問い合わせください。